Organizar un evento: ¿Qué es una Check-List?
Al enfrentarnos a la tarea de organizar un evento para nuestra empresa, tenemos muchas tareas de las que ocuparnos, desde el primer instante y es que, realmente, un evento se empieza a organizar desde el mismo segundo en el que comenzamos a pensar que queremos o necesitamos un acto con un objetivo concreto. Mil y una tarea o incluso más, serán las que ocuparán nuestra mente en los días, meses o incluso años (porque hay eventos que se organizan con años de antelación) venideros y que no solo intentaremos que no se nos olviden sino que realmente tendremos que hacer y conseguir que todas estén reflejadas en el gran día, cumpliendo los máximos estándares de calidad y según lo habíamos imaginado y planeado. Organizar un evento de empresa no es nada fácil y debemos hacer que todo quede perfecto tanto si es un evento hacia fuera (presentación de un producto, evento de promoción u otros) como si se trata de un acto corporativo para el equipo o incluso Junta Directiva, siempre, sea cual sea el receptor, todo tiene que estar cuidado al detalle.
Todo controlado y nada olvidado.
Para que, continuando con lo anterior, todo esté perfecto el día de la gran cita, tenemos que atender todo aquello que tendrá participación en el evento, y no solo ese día si no también previamente como puede ser la comunicación del propio evento o, posteriormente, la recepción de evaluación de los invitados o medir el impacto en redes sociales que ha tenido lo organizado. Es mucho trabajo, muy dilatado en el tiempo, con muchos participantes y con muchas “mini” tareas que hay que atender como si cada una de ellas fuese la más importante y de vital importancia. Pero realmente, puede suponer un problema de organización el pensar cómo estar a todas y que ninguna falle además de no volvernos locos ¿Cómo hacerlo? Con una herramienta básica porque de verdad la necesitas y básica porque es muy sencilla y casi rudimentaria pero que se convertirá en tu mejor compañera. Estamos hablando de la Check – List. Aunque sea un término anglosajón es tan fácil como referirnos a un listado de tareas, personas implicadas y acciones con el podremos, de un solo vistazo y en un solo documento, tener una visión global y también al detalle si así lo queremos de nuestro evento.
¿Qué es una Check-List?
Pues tan sencillo como lo explicado: un listado. Necesitas reflejar todo lo que incluirá tu evento en un solo lugar, de fácil acceso, que puedas modificar constantemente, al que le puedas añadir más y más datos según vaya avanzando el evento y te aporte información completa de tu proceso en cualquier momento. Y con esto, tendrás todo tu trabajo en un solo lugar y sin complicaciones.
Actualmente, gracias a las nuevas tecnologías tienes muchas formas de hacer esta Check-List pero a veces, lo más normal puede ser lo más efectivo. Nosotros recomendamos el clásico archivo Excel, con sus filas y celdas en las que puedes ir añadiendo información, datos, cifras, comentarios y siempre está disponible. Y si antes con este simple ya lo tenías resuelto (ahora te contamos qué tiene que incluir), gracias a Internet y al gigante de Google, es aún más útil porque puedes tenerlo dentro de tu carpeta de Google Documents que te permite acceder a este archivo desde cualquier dispositivo en todo lugar (desde el ordenador, el móvil, la Tablet) y además, todos los participantes en la organización del evento pueden tener acceso a él para que vayan, en tiempo real, realizando las modificaciones pertinentes.
¿Qué debe incluir una Check-List para que sea realmente útil?
Todo. Realmente, debe incluirlo todo porque así te será más fácil hacer seguimiento de tu organización y logística pero debes diseñarlo a tu gusto y según tu te encuentres más cómodo. Sencillamente la clave está en incluir tantas celdas y filas como necesites y añadir la información que consideres oportuna. Lo que se persigue con esto es que tengas en un solo documento toda la información reunida.
Habitualmente se incluye:
- Proveedores: siempre necesitarás llamarles para confirmar la fecha de montaje, o el coste de los servicios, las condiciones de contratación… así que incluye toda la info sobre ellos y siempre lo tendrás a mano para contactarles y saber el estado del proceso.
- Tareas: cada tarea estará reflejada en una celda y junto a ella, la persona responsable, las fechas claves de la misma, qué necesita para implementarse, comentarios, estado actual de la misma.
- Datos de contacto: esta área la podrás usar como agenda para así tener controlada a toda persona implicada y siempre poder contactar con ella.
- Observaciones, recordatorios o todo lo que tu necesites para hacer el seguimiento de tu evento.
Este documento te ayudará a tener una visión completa y absoluta de tu evento, saber cómo está cada tarea en todo momento y que no se te escape nada. Desde la contratación del espacio y todos los datos que de ello derivan, las flores, la animación, los invitados, la comunicación o cada uno de los pagos, todo, tiene y debe tener cabida en una buena Check-List. Si tu Check-List es buena, la llevas al día y la utilizas de forma correcta, el 70% de tu evento está organizado.
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