Los detalles en los eventos de empresa
Aunque parezca que no, que es solo cosa de eventos personales y de ocio (como bodas, bautizos, comuniones o celebraciones lúdicas), los detalles, todos y cada uno de ellos más aquellos que ni siquiera llegamos a imaginar, cuentan y muchísimo en los eventos de empresa. ¿Por qué? Te lo contamos porque realmente no hay que dejarlos de lado sino otorgarles, siempre, el lugar que se merecen.
Pero, ¿Qué detalles son los realmente importantes en un evento corporativo? ¿A cuáles debo prestar más atención? ¿Cómo debo ocuparme de ellos? Son muchas preguntas que sin duda vamos a resolver pero antes, para entender más la esencia de la cuestión, es fundamental empezar por el principio y es, dándole a un evento de empresa la importancia que tiene, porque tenerla la tiene y muchísima.
La experiencia
Un evento de empresa o corporativo es, incluso a día de hoy momento en el que el marketing online lo inunda todo, una de las mejores acciones de marketing y comunicación que una marca o empresa puede acometer y la mejor forma de invertir su presupuesto si de dar prestigio a su marca se trata. Esto es básico ya que a través de un evento generamos experiencias y estas, las experiencias, desencadenan en emociones y no hay nada que deje más una impronta en una persona que vivir algo de forma personal, directamente y en vivo. Así que por supuesto, si consigues que tu público objetivo, tus empleados – equipo, tus clientes… vivan y perciban tu producto y tengan un momento con él o a través de él, tendrás sin duda asegurada la mejor campaña de comunicación. Eso, lo que vivan, es algo que no se puede contar y que además, de muy difícil forma se eliminará de sus recuerdos. Por este gran motivo más que importante, un evento de empresa y/o corporativo, es básico en tu estrategia de marketing y comunicación.
Fuente flickr: Mosespreciado
Partiendo de esta premisa básica para entender la pregunta inicial o ponernos en situación, el resto viene casi rodado. Cuando organizas un evento, esto si, del carácter que sea, tu objetivo es precisamente lo que veníamos comentando que es generar una experiencia en el público asistente e incluso, gracias a las nuevas tecnologías, a los que pueden vivir dicha cita de forma remota (es muy habitual ahora retransmitir los eventos en streaming o también a través de twitter en tiempo real con comentarios e imágenes). Por esto, tu mayor foco debe estar siempre en que esa experiencia sea la mejor del mundo y que cada una de las personas que estén ahí, incluido incluso los trabajadores del propio evento, tengan el gran recuerdo de sus vidas. Si, aunque suene exagerado, tú debes trabajar por ello. ¿Y cómo se consigue eso? A través de todos y cada uno de los detalles.
Los detalles
Cuando inicias la carrera (y decimos carrera porque es un proceso largo en el tiempo al que le tendrás que dedicar muchas horas y esfuerzo) de organizar un evento, tienes claras diferentes “partidas” a tener en cuenta y en las que no escatimarás y tendrás muy claro que deben ser de calidad excepcional: el lugar de la celebración por descontado será el mejor que cumpla con todos los requisitos que tienes (ubicación, conexiones, espacios para la celebración, tecnología, parking, habitaciones, etc), el catering (la comida ya os contábamos en otro post que debe ser la mejor que se pueda ofrecer porque siempre, todas las emociones parece que pasen por la boca o el estómago y una mala comida, te arruinará el evento de por vida), los transportes, la música… y así las grandes o cosas más típicas que tendrás que contratar en tu evento. Hasta aquí todo normal. Tenemos claro que son estas y que no pueden faltar pero, una vez estas solucionadas viene incluso lo más difícil porque son muchas, más pequeñas y que necesitan toda tu atención.
Deberás entonces que atender a los detalles porque son los que harán marcar la diferencia a tu evento. ¿Y cuáles son esos detalles? Todo, absolutamente todo lo que pueda hacer falta en tu evento o cita y además, de un valor añadido de lujo, comodidad, elegancia, versatilidad o aquello que desees cubrir. Aquí vamos a incluir como decimos, todo y podemos hacer una gran lista pero veamos los más importantes:
Decoración
No te quedes solo en las flores o en las luces, ve más allá teniendo en cuenta los manteles, la decoración de las paredes, las minutas de las mesas, los posibles espejos por si un ponente se ve reflejado… todo cuenta.
Accesorios
Aquí puedes ocupar hojas y hojas pero mejor que no se te pase nada. Desde cosas tan básicas como los bolígrafos de los asistentes hasta detalles de aseo personal que puedes colocar en los baños para que todos y todas estén cómodas en una emergencia. También detalles de bienvenida o incluso, una impresora conectada a un ordenador para imprimir posibles tarjetas de embarque de vuelos.
Transportes
No solo cubrir esta partida sino también el formato en el que informarás a tus asistentes de su existencia, las paradas que hará el transporte para cubrir todas las necesidades, si irá algún acompañante de la organización.
Y de nuevo, todo aquello que puedas pensar que hará falta y que posicionará a tu evento de empresa en un nivel superior consiguiendo esa experiencia única en tus asistentes y que esta, sea tu mejor campaña de comunicación y marketing de tu estrategia.
Fuente fotografía de cabecera: Streetsblog & Streetfilms
