Los básicos de un evento de empresa
Organizar un evento de empresa es una de las acciones de marketing más efectiva que actualmente existen y es que, realmente, todo lo que tenga que ver con generar emociones, tiene un ratio de éxito mucho más amplio que cualquier otro generador de impacto con el objetivo de aumentar la visibilidad de una marca o que, se incrementen las ventas.
Cuando se somete al público objetivo a vivir una experiencia y sentir en primera persona directamente una sensación, esos efectos se quedan grabados en el subconsciente de manera tan objetiva como haya sido la experiencia, sin que otros juicios entren en juego y esto, es imposible conseguirlo de otra manera. A esto llegamos con un evento y las marcas y empresas hoy por hoy, lo saben y por ello cada vez más, a pesar de todo el marketing online y su proliferación, los eventos siguen siendo una de las estrellas en toda estrategia de comunicación y marketing que se precie. Si bien es cierto que, gracias precisamente al marketing online y las posibilidades que nos da Internet, es mucho más fácil organizar el evento pero ante todo, comunicarlo y llegar a más gente o de otra forma.
A partir de aquí, desgranar un evento profesional es una tarea que requiere esfuerzo, dedicación pero sobre todo, contar con grandes profesionales y expertos en estas áreas para que nada quede al azar y realmente la cita se convierta en un éxito porque de igual manera que un evento puede representar la mejor acción de comunicación y conexión con el público, si no se organiza bien o hay imprevistos puede convertirse en el mayor de los fracasos que costará mucho levantar porque las emociones negativas se suelen grabar más fuerte en nuestra mente que las positivas.
Los fundamentales de un evento de empresa
El tipo de evento.
Para poder organizar ni el más mínimo detalle, lo más importante es tener claro qué tipo de evento queremos organizar.
Para ello, para decidirlo, antes deberemos saber el objetivo a conseguir con nuestra cita. No es igual organizar un encuentro para transmitir un balance de resultados de una empresa que presentar un nuevo producto o inaugurar una nueva sede o tienda. En esto, también influye el tipo de invitados o asistentes al mismo, ya que podemos estar enfocados al personal de la empresa, a la prensa, a los clientes o al público en general.
Una vez este asunto delimitado, podremos saber si organizaremos un desayuno (muy apropiado en el caso por ejemplo de los balances de empresa o planes comerciales o una reunión de equipo), una cena (en el caso de un homenaje), una comida o cena también (si vamos a presentar un producto o un cocktail de meda tarde si se trata de una inauguración). Y con este paso dado, iríamos a la siguiente fase.
Elegir el lugar adecuado.
En este punto te estarás jugando casi el 60 – 70% del éxito de tu evento. Equivocarse con la elección del lugar, puede ser un verdadero fracaso mientras que acertar, encumbrará tu evento desde el minuto inicial en el que los asistentes reciban la invitación.
Para ello, siempre es mejor contar con lugares especializados en eventos y celebraciones ante todo, porque cuentas con la experiencia avalada de ser un lugar profesional que está absolutamente dedicado a esta tarea, con lo que ya te aporta tranquilidad y también, un escenario de calidad a la altura de tus necesidades pero otra cosa muy importante que tendrás si eliges un lugar óptimo es algo que luego echarás mucho de menos y es… ¡Ayuda! Sí, exacto.
Si eliges una finca de renombre en el sector, además de tener un lugar precioso y profesional, por este último detalle, ser profesional, tendrás mucha ayuda y te liberarán de otras tareas que ellos tienen en cartera y que les es mucho más fácil acometer.
Por ejemplo, estamos hablando del catering (una buena finca de celebraciones suele tener un catering con bastante reconocimiento y estarás liberado de tener que buscarlo por separado, además de que cuentan con las cocinas propias y eso siempre aporta calidad al plato), flores (también suelen tener sus proveedores propios que conocen los detalles del lugar y pueden sacarle el máximo provecho a cada rincón dependiendo del tipo de evento), hospedaje (conocen su lugar mejor que nadie y seguro que pueden ofrecerte un abanico de posibilidades cercanas y de diferentes precios para hospedar a tus invitados en el caso de que así necesites), transporte (servicios de autobuses, taxis que son de referencia), azafatas, decoración y un amplio etcétera que de verdad te será de gran alivio que te ayuden con esto.
Siempre con tu supervisión, por supuesto, pero ellos conocerán a los proveedores y éstos a ellos, para sacar el mejor rendimiento al espacio.
Los detalles
Y a partir de aquí, una vez con el tipo de evento claro y el lugar elegido, viene el gran momento de los detalles.
Y serán muchísimos: hospedaje, transporte, diseño de invitaciones, listado de asistentes, comunicación del evento, imprevistos… un largo detalle de grandes y pequeñas cosas a tener en cuenta.
Lo más importante, es la organización y cuidado con lo que debes elaborar un check-list que siempre tendrás a mano para identificar cada tarea, asignarla a un responsable y poder visualizar el estado en cualquier momento.
