Contratar proveedores para tu evento sin desfallecer
Un evento es una de las actividades más divertidas y gratificantes que se pueden realizar en una empresa o en su departamento de marketing y comunicación, quizás por todo lo que implica (creatividad, gestión, trato humano y un resultado fantástico en el que ves y percibes las emociones de la gente) o por lo que exige de nosotros mismos (aunque es un trabajo duro, realmente después es muy reconfortante precisamente porque recibes los imputs emocionales de los asistentes) pero, también es una tarea complicada y dura que requiere de mucho esfuerzo, dedicación y atención al detalle, además de tener muchas personas y empresas implicadas, con el consiguiente trato que esto conlleva.
Una de las partes más significativas e importantes a la hora de organizar un evento es el asunto de los proveedores. Su búsqueda, comparación de precios y servicios, elección y determinación de con cual trabajaremos, la gestión y cierre con ellos, suele llevarnos además de mucho tiempo, un posible desgaste extra de energía si no lo sabemos manejar bien o se nos va de las manos. Por esto, es muy importante conocer todos los detalles de cómo contratar proveedores para nuestro evento sin desfallecer por el camino.
¿Cómo hacerlo?
Ante todo, si en tu trabajo o día a día tienes un alto volumen de eventos que realizar o por otra razón necesitas trabajar habitualmente con proveedores de este estilo, lo mejor que puedes hacer, aunque al principio te lleve más tiempo, es hacerte con una buena base de datos de contactos por áreas. Hacer una detallada investigación, conocer los detalles de cada uno, recibir sus ofertas de servicios y precios y hacerte con un buen archivo dividido por categorías (flores, restauración, transporte, hoteles…) te facilitará y muchísimo la vida de aquí en adelante.
Otro punto importante es hacerte con tus proveedores de confianza, aquellos con los que trabajarás de forma habitual y podrás confiar plenamente en ellos y no solo en la calidad y la honestidad del precio, sino también en que cumplirán. En un evento esto es lo más importante ya que si contratas antes un mes o mes y medio antes de la celebración (o mucho antes incluso), tener la tranquilidad y despreocuparte de que todo irá genial y estarán con todo preparado el día x, a la hora adecuada.
Nosotros siempre recomendamos hacer un documento extenso, en el que puedas incluir todos los detalles de todos tus posibles colaboradores y proveedores con toda la información que puedas necesitar: teléfono, dirección, móvil, precios, etc. Esto siempre deberá estar actualizado. Te ayudará más de lo que realmente crees cuando tienes un evento que organizar.
Lo siguiente a tener siempre muy en cuenta es, cuando vas a contratar un servicio (catering, flores, azafatas…), a no ser que tengas muy muy claro que para esa ocasión tienes y quieres algo super determinado y ya sabes con quién hacerlo, siempre es aconsejable pedir tres presupuestos y comparar. Pero no te quedes solo en el precio, tienes que valorar la atención, la confianza que te puedan dar, el servicio, la calidad, la capacidad de reacción frente a imprevisto (fundamental en eventos) y con todo ello, elegir. Una vez elegido el que te gusta, viene la negociación. Algo también que requiere de ti implicación total y focus absoluto. Aquí tienes que estipular la forma de pago y que sea acorde a las necesidades del proveedor y también a las tuyas. No se suele hacer e imagino que pocos lo piden, el pago del 100% por adelantado sobre todo porque si no, cómo te aseguras que estén en el evento y cumplan con su cometido. Lo habitual es una parte al cierre de la contratación y firma de presupuesto y el resto, tras la finalización del evento. Esto, aunque parezca obvio, es mejor dejarlo siempre muy bien atado y claro para que no lleve a confusión en ningún momento.
Tras esto, solo te quedará cerrar bien el servicio, si se necesita decidir algo en concreto posteriormente cerrar las fechas de revisión y prueba (por ejemplo un menú, unas flores y el color, las azafatas y personal auxiliar) y por último, redactar un documento en el que se incluya todo lo que el proveedor tendrá que aportar, el día y la hora del evento, los pormenores del mismo (la fecha y hora también del montaje, la zona de entrada, las necesidades particulares…) y que ambas partes lo firmen.
El día del evento, en cuanto a proveedores se refiere, lo más importante es que tengas todo listo. Unos días antes es necesario hacer llamadas de re-confirmación de todo para que nada quede al azar y si ha surgido algún inconveniente, que tengas tiempo de reacción y no depende de que el proveedor te llame o salga de él contártelo. Anticípate para poder solventar la situación con éxito. Y por supuesto, siempre, piensa en un plan B por si acaso para el día D. Recuerda que en un evento la improvisación no tiene cabida.
