9 claves para tu evento de empresa en otoño
Comienza el último trimestre del año y es un época proclive a celebrar eventos de empresa de todo tipo. ¡Adelante, que nos embarcamos!
El año empieza a llegar a su fin y se acercan, además de los eventos de nueva temporada (con la llegada del otoño hay muchas presentaciones), también los balances de ejercicio que muchas empresas aprovechan para presentar en eventos, y por supuesto, no hay que olvidar el mes de diciembre con sus celebraciones empresariales de Navidad. Todo ello suma muchas oportunidades para organizar un evento de empresa. Comencemos con la planificación de los mismos.
Otoño es una época particular y hay que tener en cuenta muchos aspectos sobre todo meteorológicos para tener opciones ante posibles imprevistos. La lluvia, un día de frío inesperado o incluso de calor repentino, el viento u otras inclemencias pueden dar al traste todo nuestro plan y con ello, estropear nuestra cita. Por eso, es mejor tener todo más que bien atado y que nada se pase por alto.
Otoño e invierno son, sin duda alguna, de las estaciones de los Planes B.
No pueden faltar jamás en tu briefing y siempre debes contemplarlos con tu espacio destinado a la celebración así como con otras partidas que vamos a ver a continuación.
¿Cómo confeccionar un evento de empresa en otoño?
1.- Previsión
Es la palabra clave de tu evento. Cuanta más previsión tengas, mejor saldrá todo y menos riesgo correrás. Nada está asegurado en un evento de otoño así que siempre, intenta tener opciones sin descuidar los detalles.
2.- Plan B
Como decíamos antes, necesitas uno para cada partida y si en algunas, como en el caso de la ubicación y lugar de celebración tienes un plan C o incluso D, mejor que mejor. Más tranquilo estarás y mejor saldrán las cosas. Si eliges celebrar un cocktail de medio día al aire libre porque consideras que en octubre aún no han llegado las lluvias, puede que estés en lo cierto pero por si acaso, con la Finca o el lugar elegido acuerda varias opciones: una alternativa interior cien por cien por el día aparece totalmente de lluvia torrencial. Una que puedas compartir exterior o interior si el día está nublado pero sin lluvia… Estudia las posibilidades y que estén preparadas para el gran día.
3.- Sitios libres
Otoño como decimos y comienzos del invierno son las temporadas altas de eventos (junto a primavera), el cierre de año y Navidad dan mucho juego con lo que haz las reservas de todo con mucha antelación. No solo del lugar sino también de los servicios adicionales y que vayas a necesitar: hoteles, transportes, azafatas, flores… Cuanto antes lo tengas decidido, negociado y atado… Mejor.
4.- Viajes
Si tu evento va a requerir que tus invitados se trasladen desde otras ciudades, tenlo muy en cuenta. A veces ocurre que se organiza un encuentro empresarial por Navidad o cierre de año y se necesita que miembros del equipo que trabajan en otras ubicaciones acudan al mismo. Esto incluye vuelos, trenes, alojamientos y dependiendo de dónde sea y el destino, la ocupación puede estar alta. Busca con antelación para que así también todo pueda ser más económico y no tengas que hacer frente a precios desorbitados.
5.- Decoración
Ten siempre en cuenta la época del año. Elige colores típicos de estas fechas como marrones, naranjas o después, en invierno otros como los azules. No dudes si se acerca la Navidad usar esta temática. Fuese como fuese, incluye en la decoración la estación en la que estamos, es importante no desentonar y que todo luzca en armonía.
Os dejamos aquí unas fotos como inspiración para armar paletas de colores. ¿No son preciosos los colores de esta estación?
6.- La comida
También hay que tenerla en cuenta y mucho además. Es diferente el menú que elaboraríamos para una cita de primavera – verano que para esta nueva época en la que el frío empieza a decir ¡hola!
Se estilan más comidas de cuchara pero si vas a preparar un cocktail o pica-pica, tienes que tener en cuenta la dificultad de ciertos platos para emplatarlos en miniatura. No desentones en esto, obvia un gazpacho en noviembre y ve más por algo más apropiado. El conjunto es lo que se premia y te hará triunfar.
7.- Calefacción
Revisa siempre, aunque parezca obvio, que existe calefacción en el lugar de celebración y si es exterior (porque debemos reconocer que el sol de otoño es genial para un evento al aire libre) es importante que haya estufas (como las conocidas como “setas” por ejemplo). Caldean la temperatura más de lo que parece y hacen que todo sea más confortable.
8.- Guardarropa
Si, es el momento de incluirlos en nuestro check-list. Ahora ya no hay excusa porque todo el mundo llevará abrigo y debes habilitar un espacio para poder dejarlo y que no se convierta en una incomodidad.
9.- Material audiovisual
La luz cambia y mucho, eso afecta a las fotos o vídeos que se hagan del evento así que, si vas a contratar a un profesional mira con él que también todo esté bien iluminado o que él se haga cargo de su área para que cada fotografía quede fantástica.
Ahora ya solo queda ponerse en marcha y tener todo más que atado para tu próximo evento de otoño.
